Excel, acentelerin ilk yıllarında işini gören bir araçtır. Sorun, iş büyüdüğünde başlar: dosya sayısı artar, aynı bilginin farklı kopyaları dolaşır ve kimin ne değiştirdiği bilinemez.
Neden kademeli geçmeli?
Bir sezonun ortasında tüm süreçleri değiştirmek, ekibi yeni sisteme alıştırırken operasyonu da riske atar. Kademeli geçiş, her adımda geri dönüş imkânı bırakır.
1. Adım — Müşteri verisi
En düşük riskli adım budur. Müşteri listenizi aktarın; mükerrer kayıtları temizleyin. Bu aşamada satış hâlâ eski yöntemle devam edebilir.
2. Adım — Tur ve rezervasyon
Yeni açtığınız turları sisteme girin; devam eden turları eski yöntemde bırakın. Böylece iki sistem bir süre paralel yürür ama karışmaz.
3. Adım — Operasyon
Odalama, koltuk planı ve evrak takibini sisteme alın. Bu adım ekibin sistemi günlük kullanmaya başladığı andır.
4. Adım — Muhasebe
Muhasebeyi en son taşıyın ve tercihen mali dönem başında yapın. Dönem ortasında muhasebe taşımak mutabakatı zorlaştırır.
Geçişte dikkat edilecekler
- Aktarım öncesi veriyi temizleyin; kirli veri yeni sisteme taşınırsa sorun büyür.
- Ekibe yetki verirken dar başlayın, ihtiyaç oldukça genişletin.
- Eski dosyaları hemen silmeyin; bir sezon arşivde tutun.
- Bir kişiyi "sistem sorumlusu" belirleyin.