Vize süreci, acentenin en çok müşteri sorusu aldığı alandır. "Benim vizem ne oldu?" sorusuna hızlı cevap verememek, hem müşteri memnuniyetini hem de ekibin zamanını doğrudan etkiler.
Sorun: süreç görünmüyor
Çoğu acentede vize takibi bir Excel dosyasında yapılır. Dosyada durum sütunu vardır ama kimin ne zaman güncellediği bilinmez; iki kişi aynı anda açtığında son kaydeden kazanır.
Çözüm: aşamaları ayırın
Vize sürecini tek bir "beklemede" durumuna sıkıştırmayın. En az şu aşamalar ayrı izlenmelidir:
- Evrak toplama
- Başvuru oluşturuldu
- Randevu alındı
- Konsoloslukta
- Sonuçlandı
- Teslim edildi
Bu aşamalar bir pano üzerinde kart olarak göründüğünde, tıkanan yer bakışta anlaşılır.
Eksik evrağı filtrelenebilir yapın
"Kimin evrağı eksik" sorusunun cevabı bir liste olmalı, hafıza değil. Eksik evrağı olan yolcuları filtreleyip hepsine tek seferde hatırlatma göndermek, telefon trafiğini ciddi biçimde azaltır.
Randevuları hatırlatın
Kaçırılan randevu, sürecin en pahalı hatasıdır: hem yeniden randevu beklenir hem müşteri güveni sarsılır. Randevu hatırlatmasının otomatik gitmesi bu riski neredeyse tamamen ortadan kaldırır.
Ülke şartlarını sistemde tutun
Hangi ülke hangi evrağı istiyor bilgisi kişilerin aklında değil, sistemde tanımlı olmalıdır. Böylece yeni başlayan personel de doğru evrak listesini verir.